堂數管理表格怎麼做？六個欄位與公式設定

試算表是最多人拿來管堂數的第一個工具，因為欄位想加就加。但也是這點害了它，第一版常常一口氣開到十幾欄，兩個月後就沒人再更新。說到底，六個欄位就夠。

這篇講清楚每一欄為什麼要開、公式和變色怎麼設，最後有一份設好的範本可以直接複製。想先看有哪幾種記法，可以讀堂數管理是什麼那篇。

六個欄位，一欄一欄開

1. A 欄：對象與課程包名稱

   同一個人可能有兩張課程包，名稱要分開寫，例如「王小美 美容保養 20 堂」，一眼就知道是哪一張。

2. B 欄：總堂數（含贈送）

   買 10 送 1 就直接寫 11，不要把贈送另外開一欄。多一欄就多一件事要記，忙起來很容易漏。

3. C 欄：已使用堂數

   每上完一堂加一。這是全表唯一要手動改的數字。

4. D 欄：剩餘堂數

   用公式自動算，不要手填。手填的那一刻起，表就開始跟現實脫節。

5. E 欄：到期日

   設條件格式，剩不到兩週自動變色。

6. F 欄：最後一次上課日期

   對帳的時候從這一欄往回推，比翻整段對話紀錄快得多。

兩個設定：自動相減與到期變色

剩餘堂數在 D 欄，公式就是總堂數減掉已使用：第三列填 =B3-C3，往下拉整欄套用。基本公式的寫法可以看 Google 試算表官方使用說明。

到期日在 E 欄，把那一欄選起來，套「條件格式」，規則選自訂公式，填 =E3-TODAY()<14，格式設成紅底。剩不到兩週的那幾張就會自己跳出來。還沒填到期日的列不想被誤標成紅色，公式改用 =AND($E3<>"", $E3-TODAY()<14)。

兩個設定加起來大概五分鐘，之後每次只要改「已使用」那一欄，剩下的數字都會自己動。

直接複製一份範本

這六欄我做成一份試算表範本，公式與到期變色都設好了，點一下就能複製一份到自己的雲端硬碟。裡面的示範資料直接刪掉換成自己的就能開始用。

自己開一份也可以，照上面的順序就好。把最常看的三個數字放左邊，手機上就不用一直橫拉。

用 Notion 做差在哪

如果你本來就在用 Notion，把這六欄開成一個資料庫是同一套邏輯，欄位型態的完整清單可以看 Notion 官方的資料庫入門說明。

差別在兩頭：Notion 起步多花一點時間，換來分類和篩選比較自由，例如一個 filter 就能只看這個月要到期的。但對方不用 Notion 的話，分享等於要對方先裝一個新工具，這點試算表贏。

這張表做不到的一件事

這張表記得住數字，記不住兩個人有沒有對過。誰在哪一天確認過哪一堂，要另外開一欄手動打勾，忙起來就會漏。

自己記自己的課，這不是問題。要跟教練或店家核對，確認紀錄就是最容易吵起來的一項。現在的做法撐不撐得住，可以用堂數管理是什麼那篇的三條準則對一次。

常見問題

有幾堂編輯部

把大家問過的課程紀錄問題整理成文章。有幾堂是一款記錄預付課程堂數的 App，管理者與成員打開看到的是同一組數字。