要点まとめ
6つの列は、名前と回数券、総回数（特典込み）、消化、残り回数、有効期限、最終利用日です。
手で管理するのは「消化」だけ。残り回数は数式で自動計算し、有効期限は条件付き書式で色が変わります。
スプレッドシートは、回数を管理するときに最初に選ばれる道具です。列を自分で足せるからで、そのせいで最初の版はたいてい十数列になり、2か月で更新が止まります。実は列は6つで足ります。
この記事では、その6列をなぜ作るのか、数式と条件付き書式をどう設定するかを書きます。最後に設定済みのテンプレートも置きました。どんな記録方法があるかを先に見たい方は、回数券の管理とはで5つの方法を比べています。
6つの列を、1列ずつ作る
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A列：名前と回数券
同じ人が回数券を2枚持つこともあります。「山田美咲／フェイシャル 20回」のように書けば、どの1枚かが一目で分かります。
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B列：総回数（特典込み）
10回買って1回サービスなら、そのまま11と書きます。特典分を別の列にすると、たいてい足し忘れます。
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C列：消化
1回終わるごとに1ずつ増やします。6列のうち、手で直す数字はここだけです。
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D列：残り回数
前の2列を引く数式で自動計算します。手入力にした時点から、この表は現実とずれ始めます。
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E列：有効期限
条件付き書式で、残り2週間を切ったら色が変わるようにします。
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F列：最終利用日
突き合わせはこの列からさかのぼります。トークを全部読み返すよりずっと速いです。
2つの設定：自動で引く、期限で色を変える
残り回数は D 列です。総回数から消化を引くだけなので、3行目に =B3-C3 と入れて、下にドラッグすれば列全体に入ります。基本の数式の書き方は Google スプレッドシート公式ヘルプにまとまっています。
E 列には有効期限を入れます。この列を選んで「条件付き書式」を開き、ルールをカスタム数式にして =E3-TODAY()<14 と入れ、書式を赤い背景にします。これで残り2週間を切った行が自分から浮かび上がります。有効期限がまだ空の行まで赤くしたくない場合は、数式を =AND($E3<>"", $E3-TODAY()<14) に変えてください。
2つ合わせて5分ほどです。あとは消化の列を直すだけで、ほかの数字は勝手に動きます。
テンプレートをコピーする
この6列はテンプレートにしてあります。数式も期限の色分けも設定済みで、クリックすれば自分のドライブにコピーできます。中のサンプルは消して、自分の記録に書き換えればそのまま使えます。
自分で作る場合も、上の順番で並べれば大丈夫です。よく見る3つの数字を左に置くと、スマホで横にスクロールしなくて済みます。
Notion で作ると何が違うか
もともと Notion を使っているなら、この6列をそのままデータベースにすれば考え方は同じです。プロパティの種類は Notion 公式のデータベース入門にまとまっています。
違いは2つです。Notion は始めるまでが少し長い代わりに、分類と絞り込みが自由で、今月中に期限が切れるものだけ、といった見方がフィルタ1つで出せます。逆に相手が Notion を使っていないなら、共有は新しい道具を1つ入れてもらうことになります。そこはスプレッドシートが軽いです。
この表にできない1つのこと
数字は残せますが、2人が確認し合ったかは残せません。誰がいつどの回を確認したかは列を足して手でチェックすることになり、忙しいと飛ばされます。
自分の記録だけなら、ここは気にしなくて大丈夫です。コーチやお店と突き合わせるなら、確認の記録はいちばんもめやすいところです。今のやり方がもつかどうかは、回数券の管理とはの3つの判断基準で測れます。
よくある質問
特典の回数は別の列にしますか
有効期限が近づいたら、スプレッドシートが知らせてくれますか
1つの表を2人で使うと、書き換えられてしまいますか
みなさんからよく聞かれるレッスン記録の悩みを記事にまとめています。Course Kit は前払いのレッスン回数を記録するアプリで、管理者とメンバーが開くと同じ数字が見えます。
